Las empresas Development Academy y Acuity Training se unieron para realizar una investigación personalizada sobre gestión del tiempo en el cuarto trimestre de 2021 y durante el primer trimestre de 2022. Dicha investigación reveló que el 82% de las personas no utilizan ningún sistema de Gestión del Tiempo.
Es importante mencionar que una simple lista de tareas pendientes no es un sistema adecuado debido a la falta de complejidad y priorización de tareas. Aún así, el 33% de los encuestados afirmó depender de simples listas para realizar su trabajo. El 25% contestó que lidia con lo que le parece más importante y el 24% depende de la bandeja de entrada de su correo para gestionar sus prioridades.
Frente a estas y muchas otras situaciones que engloban la falta de organización y productividad varios autores se han encargado de estudiar cómo se podría gestionar mejor el tiempo.
Un método de gestión del tiempo simple pero efectivo son las 4D, por sus siglas en inglés, hablamos de hacer (Do), eliminar (Delete), aplazar (Defer) y delegar (Delegate).
➤ Hacer (Do)
Si se puede hacer algo de forma rápida e inmediata, hazlo. Como marco de decisión se puede recurrir a la regla de 2 minutos de David Allen. La regla de los dos minutos establece que si una tarea lleva menos de dos minutos hacerla, no hay que dejarla para luego, sino que lo mejor es realizarla y olvidarse de ella, estas tareas pueden ser: realizar una llamada, escribir un correo, agendar una reunión, etc.
La multitarea es el peor enemigo de la gestión eficaz del tiempo. Así que si una tarea necesita más tiempo, Allen recomienda trabajar exclusivamente en ella hasta terminarla y no comenzar con otra y trabajar en ambas de forma simultánea.
➤ Eliminar (Delete)
Es la tarea más sencilla del método de las cuatro D. Lo que no sea importante y no vaya a ayudarte a conseguir tus objetivos lo puedes eliminar.
Antes de decidir hacer o no una tarea hay que hacerse una pregunta ¿esta tarea me ayudará a obtener el resultado a largo plazo que yo o mi empresa necesita? Si la respuesta es negativa, podemos terminar con ella.
Recuerda que una tarea dada siempre debe de ayudar a los colaboradores en el resultado deseado.
➤ Aplazar (Defer)
Algunas tareas se pueden realizar más tarde, pero no más tarde del último momento. Aplazar significa no por ahora, pero no nunca. Si se tiene una gran cantidad de tareas por realizar y se necesita información para completarla o que sea de forma meditada, se puede aplazar al finalizar el día o la semana.
Para gestionar de forma correcta las diferentes tareas aplazadas se recomienda apoyarse de algún software de administración de proyectos que permita ver la evolución prevista de la tarea en el tiempo, así se podrán detectar interferencias en la ejecución de las distintas fases de la actividad, identificar situaciones de riesgo, planificar desvíos, etc.
No olvides que existe una delgada línea entre diferir y postergar indefinidamente.
Si alguien más puede realizar la misma tarea, delégala. Las primeras veces que se delega puede ser un poco desconcertante al comprobar que los resultados son diferentes de cuando uno mismo realiza el trabajo. Sin embargo, esto no implica que se tenga que dejar de delegar, sino seleccionar mejor las tareas o proyectos que se pueden delegar sin problema.
La manera más eficaz de delegar es desglosar un proyecto en diferentes tareas o pasos.
Si se descubre que no se tiene a nadie a quien delegar, se debe considerar capacitar a alguien o subcontratar la tarea.
A continuación, por medio de un video te queremos recomendar un libro que seguro ya conoces o posiblemente has escuchado hablar de él, “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen R. Covey. Este libro en términos generales habla de desarrollar distintos comportamientos, uno de ellos muy enfocado a la administración del tiempo. Descubre cuál es mirando el siguiente video:
Que tus colaboradores conozcan y sepan realizar una correcta gestión del tiempo es indispensable para mejorar la productividad en tu organización. Algunos software, plantillas o ebooks pueden ayudarlos a administrar mejor sus actividades y proyectos, pero lo ideal es que se capaciten con la metodología GTD (Getting Things Done) la cual consiste en el cómo pueden organizar mejor sus tareas para aumentar su productividad sin estrés.
A continuación te compartimos todo lo que necesitas hacer para aumentar tu productividad por medio de este ebook.
Los talleres y cursos de capacitación en Gestión del Tiempo que impartimos en BLGroup atienden de forma muy particular cada una de las fases del método. Esto le permite a los participantes implementar en su día a día un sistema de productividad y administración del tiempo que les ayuda a completar sus tareas así como cumplir compromisos de una forma eficiente y sin tensión.
