¿Conoces cuál es el costo aproximado de las reuniones que se llevan a cabo en tu empresa? En una encuesta realizada por Harvard Business Review, los ejecutivos de las empresas clasifican a las reuniones improductivas como la tercera situación más cara para sus negocios.
A continuación, te compartimos las siguientes estadísticas sobre las reuniones en las organizaciones:
Las organizaciones celebran más de 3 mil millones de reuniones cada año.
Los empleados pasan entre el 40 y 50% de su horario laboral, o 23 horas a la semana en reuniones.
El 90% de los asistentes a las reuniones admite soñar despierto.
El 73% reconoce que realiza otros trabajos durante las reuniones.
El 25% de las reuniones se dedican a discutir temas irrelevantes.
Debido a lo anterior se ha determinado que el tipo correcto de reuniones puede ser clave para avanzar en la agenda de los equipos en las organizaciones. Entonces ¿cómo se puede asegurar que las reuniones que se lleven a cabo sean productivas o improductivas?
Aplicando la metodología sobre el pensamiento de diseño (Design Thinking), este concepto fue popularizado por el fundador de IDEO, David Kelly y por el Instituto de Diseño de la Universidad de Stanford. Consiste en poner al “colaborador” en el centro de la experiencia, que también funciona con el diseño de reuniones.
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Comience pensando en los empleados que se verán afectados por su reunión. Desarrolle empatía, busque a las personas que asistirán a la reunión o que se verán afectadas por ella y platique con ellos. Incluso si realiza reuniones periódicas con el mismo grupo de personas, estas pláticas pueden ayudar a generar confianza, evidenciar problemas ocultos y garantizar que los participantes se sientan más involucrados.
Establecer un marco para la reunión, es importante determinar un propósito general para la reunión. Se recomienda incluir los resultados que se esperan de ella a la agenda para que los participantes sepan por qué asisten y puedan evaluar con el responsable si el tiempo ha sido productivo o no. Esto mantiene a los colaboradores concentrados en la tarea y asegura que sientan que su tiempo está bien empleado.
¿Qué le parecería incluir en las reuniones un poco de diversión? ¿Comenzar y terminar de una manera inesperada? ¿Usar películas, imágenes, poesía o música para generar ideas? Diseñar creativamente las reuniones son oportunidades no solo para hacer las cosas de manera diferente, sino también para fomentar una cultura positiva en el equipo.
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Finalmente, llevarlo a cabo, las reuniones productivas en su organización podrían ser un proyecto de agenda compartido con los colaboradores.
Como hemos visto, cada fase tiene sus beneficios. La empatía ayuda a las personas a sentirse escuchadas y garantiza que los líderes de la reunión estén conectados con sus empleados. El marco impulsa a los líderes de la reunión a asegurarse de que haya objetivos claros para cada reunión. Impulsar la creatividad conduce a una mayor experimentación en el diseño de reuniones. Y finalmente, la implementación, algo tan simple como recibir comentarios positivos de algunos ejecutivos sobre cómo se llevan a cabo las reuniones, y esto contribuye a que los colaboradores se sientan contentos, más responsables en las reuniones y más comprometidos con su éxito.
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