Tips para Comunicarse en Reuniones Virtuales

Con la incorporación del llamado Home Office en las organizaciones, la dinámica y cultura de trabajo se ha transformado completamente. Mantener un equipo funcional a distancia requiere de mucha organización en donde haya cooperación y compromiso por parte del equipo de trabajo y una comunicación efectiva. Dentro de la comunicación, las reuniones virtuales han pasado a ser una parte importante para la planificación de actividades y creación de nuevas ideas que contribuyan a mantener a la organización en marcha.

Sin embargo, durante una reunión virtual puedes encontrarte con 2 dificultades que se interponen con el flujo de opiniones y frenan la efectividad de la reunión, por un lado, insertar tus ideas y por el otro hacerlo de manera clara y concisa. Trabajar sobre ambos aspectos te permitirá mantener una correcta comunicación con todo tu equipo de trabajo y tener reuniones virtuales efectivas que realmente contribuyan a mantener a todos enfocados y productivos.

De acuerdo con Matt Abrahams, profesor de Comunicación Estratégica en Stanford Graduate School of Business, estas son tres formas en las que puedes insertar tus ideas en una conversación, una reunión o incluso una presentación:

1. Parafraseando: Si quieres contribuir o dar una opinión sobre un tema en específico que se esté abordando durante una reunión puedes hacerlo simplemente parafraseando. Captura algo de lo que dicen y puedes comenzar diciendo algo como: "así que lo que está diciendo es ..." y entonces guiarlo hacia lo que tú tienes en mente.

2. Haciendo una pregunta: Otra manera de hacer una aportación es preguntando, mientras alguien más habla, podrías tomar la palabra diciendo: "Tengo una pregunta sobre ese punto". Es importante que cuides el tono, todo de penderá de lo que quieres transmitir, puedes expresarla de una manera educada y preocupada, o tal vez de una manera más directa.

3. Expresando una emoción. Una manera bastante útil de intervenir y comenzar a expresar tu idea es diciendo algo como: "Eso me preocupa" o "Estoy emocionado". De esta manera podrás darle seguimiento a lo que quieres expresar.

Ahora bien, una vez que tienes la base de como poder intervenir en una reunión es importante que tu idea sea expresada de manera clara, para asegurarte de que realmente estas comunicando lo que quieres comunicar a todos los integrantes de la reunión. Para ello es útil tener algún tipo de diseño o estructura de mensajes, este te servirá como guía y evitará que divagues al expresar tus opiniones.

El marco “What, So What, Now What” es precisamente una guía para estructurar lo que dices y así ser más efectivo en tu comunicación. El marco consiste en tres preguntas:

1. Comienzas con el “What”, es decir, de qué estás hablando, podría ser un proceso, un producto o incluso un punto de vista.

2. Continuas con el “So What” que se refiere al por qué es importante ya sea para las personas con las que está hablando, la empresa o incluso para la sociedad en general.

3. Concluyes con “Now What” en donde expresas qué es lo que quieres que se haga después: propuestas de acción, una reunión de seguimiento, una demostración etc.

Obtén una plantilla para aplicar por escrito este marco, y así aprender a estructurar tus ideas.

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