Ser productivo, es un área de semejante impacto en la vida de muchas personas que tal vez se preguntan continuamente por qué no existe una materia que nos enseñe a hacerlo desde temprana edad y así saber manejar el recurso más escaso y valioso que tenemos.
Lo cierto es que existen mil fórmulas, cada cual a gusto del consumidor, o más bien, a gusto de su creador. Analiza este sistema de 4 pasos para ser más productivo:
1. Asigna un Tiempo a la realización de cada actividad.
No decidas aún cuándo vas a realizar cada actividad. Simplemente evalúa de una manera objetiva cuánto tiempo te va a llevar realizar cada una. Por ejemplo:
Visitar cliente X: 1h 30 min
Preparar propuesta comercial: 2 horas
Prospección telefónica para buscar nuevos clientes: 1h 30 min
Responder 3 e-mails importantes y urgentes: 1 hora
Reunión con el equipo: 2 horas
Lo genial de hacer este simple paso es comprobar que a veces las tareas que quieres completar en el día van a necesitar 15 horas de tu tiempo. ¿Lo ves realizable o tal vez te estás sobrevalorando?
2. Enlista las actividades más importantes que tengas que realizar en el día siguiente.
Puedes crear listas en Excel ya sea de tus objetivos personales, clientes que tengas por visitar, darle seguimiento a un cliente para el cierre de una venta, los libros que quieres leer o tus tareas pendientes. Sin poner sobre el papel (o la pantalla) lo que quieres concluir durante tu día (semana, mes o año) todo se convierte en un sueño etéreo de buenas intenciones y pocos planes.
Si llevas una lista de objetivos por conseguir a medio y largo plazo, con proyectos o tareas a realizar, escoge de 3 a 5 cosas que quieres tener completadas en el día siguiente. Si los proyectos son muy grandes, se dividen en tareas menores que se puedas completar en un día.
3. “Tócalo sólo una Vez”.
La locura del día a día te asigna nuevos proyectos, problemas o tareas, algunas por devoción y otras por indicación, que pasan a engrosar tu lista de cosas por hacer. El ser humano tiene una peligrosa tendencia a la multitarea en el convencimiento de que eres más productivo y capaz si “empujas” varias cosas a la vez.
La regla de “tócalo solo 1 vez” es muy simple. Si lo tocas, toma acción. No abras un e-mail o te pongas a bucear en un proyecto hasta que estés listo para tratar con él y hacer algo al respecto. Si abres el e-mail y exige acción, respóndelo, reenvíalo o planifícalo, ¡pero toma acción! Ese es el primer gran paso para la gestión del tiempo. Te vas a ahorrar cientos de horas si solo tocas las cosas 1 vez en lugar de 50.
4. Traslada las Actividades a tu calendario y usa el “semáforo”.
Este último paso es de gran valor, si usas Gmail como servidor de correo y Google Calendar para organizarte, tienes la posibilidad de marcar cada espacio temporal asignado a cada tarea de un color.
Esta técnica funciona de la siguiente manera. Una vez planificadas tus actividades en el calendario, vas a marcar cada tarea como verde, amarilla o roja teniendo en cuenta que:
Verde: Son actividades que guardan una relación directa con la generación de negocio o ventas, como visitar a un cliente, prospectar, hacer una demostración, etc.
Amarillo: Son actividades soporte o con un impacto indirecto en la generación de negocio, como elaborar una propuesta, resolver un conflicto con un cliente, etc.
Rojo: Son actividades que no tienen ningún impacto en la generación de negocio, como llamar a tu compañía de electricidad para reclamar una factura, ir a comer con tu amigo o comprarte un teléfono móvil nuevo.
De ésta manera vas a tener una noción real de si tu día o tu semana está enfocada a ser más productivo o no. Es decir, ¿estás orientado a hacer demasiadas cosas que no tienen un impacto directo en tus objetivos (amarillas y rojas) o estás dedicando suficiente tiempo a lo realmente importante y que te va a hacer subsistir y crecer en tu profesión o en tu negocio?
Cuánto más VERDE tenga tu día y tu semana, te irá mucho mejor, no lo dudes. Desarrolla tus habilidades para ser más productivo que te ayuden a dirigir a tu equipo de trabajo de manera efectiva, en BLGroup contamos con un programa dotado de lo necesario para brindarte las habilidades críticas para el alcance de resultados a través de Sales Academy.
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