Ser líder no es fácil. A menudo cuando creas tu propio negocio quieres estar al pendiente de cada detalle, por más mínimo que sea. Sin embargo, acaparar todas las tareas solo hace que todo sea más lento e improductivo. Además, conforme tu negocio crezca te encontrarás saturado y presionado porque evidentemente ya no podrás encargarte de todo. Ser líder de tu propio negocio u organización involucra que te mantengas ocupado todo el tiempo, eso es cierto, pero no significa que te involucres en todos los procesos y actividades, tú tienes que encargarte de buscar más oportunidades de crecimiento, resolver problemas, enfrentar cambios, dirigir, motivar a tu gente y asegurarte de que estén haciendo lo que se les ha asignado para alcanzar los objetivos y todo esto puede verse comprometido si no aprendes a delegar.
Contrario a lo que muchos pueden pensar, delegar no significa simplemente asignar tareas, delegar es signo del buen liderazgo, solo cuando se transfieren responsabilidades y asigna autoridad a un colaborador, para llevar a cabo determinadas actividades y producir los resultados deseados. Saber delegar es signo del buen liderazgo porque permite aprovechar mejor el talento presente en tu empresa, aumentando a la vez la confianza y el compromiso. Además, te brinda más tiempo para llevar a cabo tus tareas y actividades de manera eficiente.
Sin embargo, a pesar de lo sencillo que puede sonar no muchos gerentes o líderes saben cómo delegar con efectividad y esto puede deberse a varios factores:
No comprender la importancia de saber delegar
Creer que los demás no pueden hacer el trabajo tan bien como tú.
Creer que se necesita menos tiempo para hacer el trabajo que para delegar la responsabilidad
Falta de confianza en la motivación y el compromiso de los empleados con la calidad.
La necesidad de hacerse indispensable.
El placer de hacer el trabajo por uno mismo.
La culpa asociada con dar más trabajo a un personal con exceso de trabajo.
Algunas razones para no delegar son legítimas. Por ejemplo, si una organización no tiene suficiente personal obviamente es muy difícil delegar responsabilidades. Sin embargo, la mayoría de estos argumentos no resisten el análisis racional. Si quieres que tu liderazgo se fortalezca y los resultados de tus actividades mejoren, tienes que aprender a delegar.
Por esa razón hoy te comparto lo que necesitas aprender para delegar con efectividad
1. Lista de preparación
Mantén una actitud de delegación. Pregúntate con frecuencia: "¿Quién más podría hacer esto?" Cuestiona todas las tareas, especialmente las que has realizado durante años.
Define el resultado deseado. Pregúntate: "¿Cuál es el resultado que quiero lograr?" . Y lo más importante aprende a asignar responsabilidades para lograr resultados en lugar de solo descargar tareas.
Selecciona la persona. Considera más de un criterio al elegir a quién delegar algo. Algunos aspectos que puedes considerar son: ¿Quién tiene experiencia y habilidades? (Atención aquí, ten cuidado de no sobrecargar a esta persona). ¿Quién necesita aprender a manejar esta responsabilidad? ¿Quién tiene tiempo para aceptar esta responsabilidad? ¿A quién le gustaría tener esta oportunidad?
Obtén opiniones de los demás. Pide ideas sobre qué cambiar, a quién involucrar y cómo definir los resultados. Muchas veces consultar al propio equipo o a los gerentes que interactúan con el equipo al jefe o hasta a los clientes te puede ayudar a tomar una mejor decisión.
Asigna la responsabilidad y define los factores de tiempo. También, al asignar la responsabilidad define los límites de tiempo para la entrega de resultados, o el alcance de pequeños logros, pregúntate cuestiones como: ¿Cuál es el plazo? ¿Cuándo vas a querer informes de progreso?
Brinda capacitación y orientación. Es importante que tengas en mente las siguientes preguntas ¿Necesita la persona elegida formación antes de asumir esta responsabilidad? o ¿Qué orientación necesitarán para tener éxito? Recuerda que debes de darles libertad para pensar de forma independiente.
Define el nivel de autoridad. ¿Qué tipo y nivel de poder tendrá el empleado con la nueva responsabilidad? ¿Quién más necesita saber que esta persona tiene la autoridad para actuar? Estas son dos preguntas fundamentales para que te asegúrese de que va a existir una dinámica efectiva de trabajo y cooperación.
Acuerda el proceso de control. Te resultará muy útil que tengas claro ¿Qué tipo de controles se necesitan? ¿Cómo puede uno sentirse en control y aún empoderar a los empleados para que actúen de forma independiente?
Monitorea el progreso. Presta atención y mantén el control de la situación. Recuerda que al final tu sigues siendo responsable del éxito o fracaso de esta persona así como de lograr los resultados deseados.
Suministra retroalimentación. Mantente en contacto, brindando mucho refuerzo positivo y entrenamiento cuando sea necesario.
Identifica las lecciones aprendidas. ¿Qué aprendió el empleado? ¿Qué aprendiste? A menudo, la persona con la nueva responsabilidad encontrará mejores formas de hacer las cosas y dichas mejoras deben identificarse, documentarse y compartirse.
Evalúa el desempeño. Dale a la persona comentarios útiles. ¿Qué hicieron bien? ¿Dónde pueden mejorar? ¿Cómo se pueden mejorar los resultados? ¿Cómo puede el gerente hacer un mejor trabajo para ayudarlos a tener éxito?
2. Delega comunicando efectivamente
Una vez que estas preparado para delegar ciertas responsabilidades, el siguiente paso es comunicarte con la persona elegida para manejar la nueva responsabilidad asignada. A continuación te muestro un proceso de comunicación de cuatro partes que puede ayudar a garantizar una delegación exitosa.
Reúnete cara a cara sin presión de tiempo. Esta es una comunicación muy importante, y la interacción cara a cara es el enfoque que más probablemente transmita el mensaje de que esta discusión es importante. Haz los arreglos necesarios para que no te interrumpan. Explica al colaborador por qué porqué lo seleccionaste para la tarea y qué resultados se deben lograr. Recuerda, asignar la responsabilidad de producir resultados, no solo de realizar tareas. Y lo más importante anima al otro a hacer preguntas, recuerda que debe ser un diálogo, no un monólogo.
Confirma la comprensión y el compromiso de los empleados. Este es un error común en las discusiones de delegación. Es muy importante que confirmes que el colaborador a quien estás delegando la responsabilidad ha entendido lo que necesita saber; pídele que repita lo que se ha dicho. Preguntando: "¿Entiendes?" casi siempre obtiene las respuestas "Sí" o "Creo que sí", incluso si el empleado está totalmente confundido. En su lugar, puedes decir: “Quiero estar seguro de haber comunicado lo que tenía la intención de comunicar. ¿Podrías decirme lo que has oído hasta ahora?
Define el nivel de autoridad del empleado. ¿Qué tipo de poder necesitará la persona para lograr los resultados? Informa a cualquier otra persona que necesite saber que ha delegado esta responsabilidad para garantizar su cooperación con el empleado.
Realiza un seguimiento y proporciona asesoramiento y orientación si es necesario. ¡No abandones a la persona! Estás delegando, no abdicando, por eso siempre procura estar disponible para preguntas y para ayudar a resolver la resistencia de otros. Pero recuerda no mirar por encima de los hombros de aquellos a quienes has delegado la responsabilidad. En su lugar, brinda retroalimentación para reforzar lo que se ha hecho bien y ayuda a aprender cuando se cometan errores o o cuando se requiere aprendizaje. Marca en el calendario las fechas de los puntos de control y las actualizaciones sobre el progreso.
Delegar con efectividad, es una buena estrategia de liderazgo, a utilizar cuando sientes que ya no puedes con todo o bien cuándo necesitas expandir tus horizontes de responsabilidades para hacer prosperar tu negocio u organización. En el siguiente botón ´puedes descargar la Lista de verificación con las preguntas clave que te pueden orientar para delegar de manera adecuada.
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