¿Cómo No Echar a Perder al Nuevo Talento?

Actualizado: may 8

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Si por fin encontraste a ese miembro del equipo que te faltaba, los primeros días de tu colaborador con su nuevo jefe y equipo de trabajo más allá del proceso de onboarding con área de Recursos Humanos, son fundamentales para garantizar una experiencia cálida y placentera, en este sentido las reuniones uno a uno serán una piedra angular para garantizar que las cosas pasen como quieres y esta nueva relación de trabajo sea prospera y productiva y no se sumerja en un mar de incertidumbre y frustración.


Si hay algo en lo que deberías concentrarte con tu nuevo colaborador, es en tu primera reunión individual con el o con ella. No hay nada más desmotivante que la incertidumbre y el caos. Ese primer encuentro puede parecer una formalidad para ti. Pero en realidad, es proceso adaptativo muy importante para tu colaborador, que le evitará perder enfoque y desperdiciar enormes cantidades de energía.


La primera reunión individual establece el tono de la relación con esta nueva persona, recuerda que él trabajará todos los días en tu equipo de hoy en adelante. Es una oportunidad única que afortunadamente tienes para establecer un ritmo y un patrón para lo que deseas que sean tus interacciones y el estándar para lo que sea que venga en el futuro, así que no lo eches todo a perder. Como resultado, invertir tiempo en la preparación de tu primera reunión individual con un colaborador es un muy inteligente uso de tu tiempo.


Pero, ¿cómo exactamente deberías celebrar esta primera reunión uno a uno con el nuevo miembro de tu equipo? No debes preocuparte, compartiré lo que Claire Lew ha aprendido en más de seis años de investigación y trabajo con más de 15,000 gerentes y líderes a nivel global.



# 1: Comparte con tu nuevo colaborador por qué te gustaría comenzar a tener reuniones periódicas.


Debes entender que las reuniones individuales no son solo actualizaciones del estado de las cosas. Las reuniones individuales no son para hacer lluvia de ideas. Puedes tocar los temas de estatus de un proyecto o los siguientes pasos de alguna iniciativa por correo electrónico, en otra reunión o incluso a medio del pasillo. Las reuniones individuales son un tiempo valioso e inestimable para establecer objetivos, descubrir posibles problemas y compartir comentarios de forma abierta y en un ambiente de confianza ya que tienen la enorme ventaja de ser privadas.


¿Cuándo más tienes la oportunidad de hacer esto, cara a cara y de forma sistemática?


Dejar claro este propósito es primordial porque es posible que tu colaborador nunca haya tenido reuniones individuales en sus trabajos anteriores. Orientarlos en este propósito particular de la reunión uno a uno es, por lo tanto, esencial.


Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico que puedes escribir explicando esto:

Ejemplo Email

# 2: Pregunta qué frecuencia y qué duración prefieren.


¿Cuánto tiempo y con qué frecuencia deberían llevarse a cabo las primeras reuniones individuales?, Si el nuevo colaborador no te dice directamente, te recomiendo reuniones individuales semanales de 1 hora durante los primeros 90 días más o menos. (serán aproximadamente 12 reuniones, las primeras más largas que las últimas si todo va bien) Para colaboradores experimentados es probable que sea suficiente una reunión quincenal o mensual individual durante 1 hora.


De todos modos, la parte más importante aquí es primero saber la frecuencia y la duración cómoda para ellos en primer lugar. De esta manera, hay una mayor aceptación de estas reuniones: así no es sólo algo que tú exiges o impones.


Dependiendo del tamaño de tu equipo probablemente deberás garantizar tiempo para reunirte con tus reportes directos de manera sistemática todo el tiempo y eventualmente podrás integrar esporádicamente reuniones con personas del siguiente nivel.



# 3: Prepara una agenda con aportes de tu nuevo colaborador.


Al principio deberás pasar algunos minutos haciendo una lluvia de ideas individual sobre preguntas específicas y reflexivas que deseas formular. Recuerda que el propósito de su reunión individual es clarificar metas y descubrir posibles problemas y preocupaciones, por lo que tus preguntas deben centrarse en esto. Para tu primer reunión individual con un colaborador, esto a menudo significa hacer preguntas de diagnóstico, preguntas que revelan cuáles son las preferencias y expectativas de trabajo de la otra persona, para que puedas tenerlas en cuenta como líder.


Como ejemplo, aquí hay una plantilla de agenda para tu primer reunión individual con un colaborador:


Agenda de Primer Reunión 1:1

Ejemplo de Agenda de Primer Reunión 1 a 1

También querrás invitar a tus colaboradores a escribir sus propias preguntas y agregar los temas que les gustaría discutir en la reunión. Esto ayuda a que la reunión individual se sienta mas como una conversación que un examen.



# 4: Nunca canceles la reunión. Reprogramala.


La consistencia en las reuniones individuales es muy importante. Cómo líder dices mucho sobre cómo priorizas el tiempo de la otra persona con lo bien que te preparas y cuán consistentemente te presentas a tus reuniones personales con el equipo. Mueve o cancela tu primera reunión uno a uno con un colaborador y le enviarás el mensaje alto y claro: "Escucharte no me importa tanto".


Para que el valor de las reuniones uno a uno no se atrofien y las ideas y los elementos de acción que se estimulan se sigan. Mantener una minuta privada entre tu y el colaborador para escribir notas de reuniones individuales, elementos de acción y tus propias notas previas sobre la siguiente reunión será muy útil.


También querrás reflexionar: ¿Cómo te fue en la reunión? ¿Fueron útiles las preguntas que hice? ¿Estuve completamente presente y comprometido durante la reunión, o me sentí apurado y con la mente en otro lugar? Esto te ayudará a calibrar cómo se puede mejorar la reunión individual para la próxima vez.


No dejes de lado esta primera reunión individual con un colaborador. No es algo que se interpone en el camino del trabajo real. Recuerda, las personas son siempre primero, los correos electrónicos y las listas de tareas pendientes pueden esperar.


Las reuniones individuales que tienes con tu equipo son el verdadero trabajo por hacer. Y la primer reunión establecerá el tono para todas las demás.


¿Listo para tener tu primera reunión individual con un colaborador?


Asegúrate de consultar a algunos de nuestros facilitadores-consultores de BLGroup si requieres ayuda o consejo. Obtendrás muchas sugerencias de preguntas, propuestas de agenda y más, para ayudarte a ejecutar todas las sugerencias que compartí en este artículo y hacer las cosas un poco más fáciles para ti como gerente o líder, descarga las plantillas de carta de invitación y archivo de agenda aquí.





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