La formación adecuada es la columna vertebral de cualquier organización exitosa ya que el entorno de trabajo actual requiere que los empleados estén capacitados para realizar tareas complejas de manera eficiente, rentable y segura. Pero ¿cómo saber cuándo es necesario capacitar a los empleados?, y, ¿cómo saber en qué es necesario capacitarlos?
La capacitación puede ser necesaria cuando existe una brecha entre el desempeño deseado y el desempeño actual, y la razón de esa brecha es la falta de habilidades o conocimientos. Es precisamente la diferencia entre el nivel real de desempeño laboral y el nivel esperado de desempeño laboral lo que indica la necesidad de capacitación. Sin embargo, es importante que entiendas que es posible que la capacitación solo pueda resolver parte del problema. Por tanto, debes analizar el problema y averiguar si la formación podrá resolverlo.
Es importante tener en cuenta que existen otros factores que repercuten en la capacidad de una persona para realizar su trabajo, por ejemplo: Falta de experiencia, no tener el equipo o los recursos adecuados, no ser alentado por los gerentes y líderes, falta de estándares o expectativas que se establezcan y comuniquen, incluso malas condiciones laborales.
Entonces ¿cómo saber si hay necesidades de capacitación en tu organización?
Evaluación de las necesidades de capacitación
Antes de que te adentres en la formación y el desarrollo, la primera acción siempre debe ser identificar y evaluar las necesidades de capacitación. El principal objetivo de hacerlo es investigar las necesidades reales y prioritarias que una organización debe satisfacer, traduciendo éstas en conocimientos, habilidades y aptitudes que deberán ser retomadas, desarrolladas o modificadas para mejorar la calidad del trabajo del personal.
6 pasos para analizar las necesidades de capacitación de tu empresa
Paso 1: Determina el resultado deseado
El primer paso para analizar las necesidades de capacitación de tu empresa es: definir el objetivo de la capacitación, es decir, ¿cuáles son los resultados comerciales esperados de la capacitación? Y atención aquí porque la formación debe corresponder a los objetivos empresariales. Para definir tu objetivo empieza por hacer la pregunta: "¿Cómo sabremos que la formación ha funcionado?". A partir de este objetivo final, puede trabajar hacia atrás hasta la solución de entrenamiento correcta.
Paso 2: Determina las competencias que impulsan los resultados deseados
En este paso debes identificar los comportamientos, conocimientos, habilidades, y características personales vinculadas a los resultados comerciales deseados. Es decir, ¿qué habilidades o competencias necesita tu gente para cumplir con el objetivo deseado? La identificación de estas competencias puede tomar la forma de entrevistas, grupos focales o encuestas. Independientemente del método utilizado, los datos recopilados deben dar como resultado la vinculación de cada competencia con el objetivo comercial deseado.
Asegúrate de que solo las competencias críticas se consideren para su inclusión en los siguientes pasos.
Paso 3: identifica qué competencias se pueden entrenar
Una vez que hayas identificado una serie de competencias que pueden impulsar los resultados comerciales deseados, debes considerar si la solución es la capacitación. Esto se debe a que no todas las competencias se pueden mejorar mediante la formación. Por ejemplo, una función de desarrollo empresarial puede requerir que el personal sea extrovertido e inicie conversaciones con desconocidos. Entonces, puede ser más efectivo contratar solo a personas que ya son extrovertidas, en lugar de intentar entrenar a los introvertidos para que sean más extrovertidos. Evalúa cada competencia crítica del paso para saber si realmente la capacitación puede mejorarla.
Paso 4: Evalúa las competencias existentes del personal
Con una lista específica de competencias, ahora puedes determinar hasta qué punto tus empleados poseen estas competencias deseadas. Los métodos más utilizados para esto son:
Las encuestas de evaluación de competencias se utilizan mejor para evaluar comportamientos observables. Esto se puede hacer tomando las competencias críticas de los Pasos 2 y 3 y haciendo que personas con conocimientos, generalmente gerentes, califiquen los comportamientos del personal objetivo.
Al evaluar a gerentes o ejecutivos, puede utilizar varios observadores, incluidos compañeros, subordinados y clientes, para evaluar la competencia (a menudo a través de evaluaciones 360ª).
Hay muchas pruebas disponibles para medir habilidades, capacidades y características de personalidad específicas. Sin embargo, la elección de la prueba correcta debe realizarse en coordinación con un profesional de pruebas con habilidad en esta área.
Paso 5: Determina las brechas de desempeño
A continuación, los resultados individuales deben combinarse para evaluar cuántos miembros del personal necesitan mejorar en determinadas competencias. Para hacer esto, primero debes determinar qué constituye una "brecha de desempeño". Eso variará de una empresa a otra. Algunas empresas establecen estándares más altos que otras.
Establecer ese estándar te permitirá comprender cuántos miembros del personal están por encima o por debajo de ese estándar. Tradicionalmente, se considera que los que se encuentran por debajo de ellos necesitan capacitación. Sin embargo, el personal de alto rendimiento también debe ser objeto de capacitación en áreas avanzadas o de extensión. El personal de alto rendimiento identificado en este paso también se puede utilizar como expertos en la materia para el contenido de capacitación o la entrega más adelante.
Paso 6: Prioriza las necesidades de formación
Finalmente, para priorizar las necesidades de formación debes sumar cuántos, o qué porcentaje, de la fuerza laboral objetivo necesita la capacitación. También debes considerar la importancia de la competencia. En conjunto, deberían dar como resultado una lista de prioridades de formación.
El siguiente paso es informar los hallazgos de la evaluación de las necesidades de capacitación y hacer recomendaciones para los planes y presupuestos de capacitación a corto y largo plazo, comenzando con las prioridades más críticas de la lista de opciones de capacitación. Si existe un cronograma para cualquiera de las capacitaciones, como una fecha límite para cumplir con las obligaciones de capacitación con fines de cumplimiento legal, entonces deben presupuestarse y programarse en consecuencia. El informe debe incluir un resumen de por qué y cómo se completó la evaluación, los métodos utilizados y las personas involucradas, y las recomendaciones de capacitación con un cronograma general.
¿Quieres ayuda para detectar las necesidades de capacitación en tu organización y así evitar perdidas de tiempo y dinero? En BLGroup contamos con las herramientas necesarias para ayudarte a detectar las necesidades de capacitación en tu empresa, incluyendo evaluaciones por competencias y evaluaciones 360ª.
Es momento de fortalecer las habilidades críticas para alcanzar el éxito. No te quedes atrás.
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